Definiai Organisasi
Definisi Sempit : Kegiatan yang meliputi : catat mencatat,
surat menyurat, pembukuan, agenda, ketik mengetik, yang bersifat ketatausahaan
Definisi Luas : Upaya memanfaatkan sumber daya yang dimiliki (3m: man, money, and material) secara efektif dan efesien untuk mencapai tujuan yang ditetapkan bersama. Segenap Rangkaian perbuatan penyelenggaraan setiap usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu.
Unsur-unsur Administrasi
- Pengorganisasian, rangkaian kegiatan menyusun suatu kerangka yang menjadi wadah segenap kegiatan dari usaha kerja sama.
- Manajemen, kegiatan menggerakkan sekelompok orang yang mengerahkan segenap fasilitas untuk mencapai tujuan tertentu.
- Komunikasi, rangkaian aktivitas menyampaikan warta dan memindahkan buah pikiran kepada seseorang secara cermat, dalam usaha kerja sama yang bersangkutan.
- Kepegawaian, rangakaian aktivitas mengatur dan mengurus penggunaan tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama.
- Keuangan, rangkaian aktivitas mengelola segi-segi pembiayaan sampai pertanggung jawaban keuangan dalam usaha kerjasama.
- Perbekalan, aktivitas merencanakan, mengadakan, mengatur pemakaian barang-barang yang tidak dapat lagi dalam usaha kerjasama.
- Tata usaha, kegiatan menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan berbagai keterangan atau data yang dibutuhkan dalam organisasi.
- Hubungan Masyarakat, Rangkaian Aktivitas menciptakan hubungan dan dukungan masyarakat terhadap kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi.
Salah satu aktivitas administrasi sebagai praktek organisasi
adalah mengadakan pencatatan kekayaan dan persediaan-persediaan yang dimiliki
organisasi tersebut, , sehingga administrasi tersebut merupakan alat pembantu
yang dipakai pimpinan untuk mengolah organisasi. Administrasi yang baik adalah
administrasi yang dilaksanakan berdasarkan asas-asas yang berlaku secara umum,
sehinga dapat diterima oleh semua pihak, baik dalam organisasi itu sendiri
maupun dari luar organisasi tersebut. Dengan adanya administrasi yang tertib,
menunjukkan perusahaan tersebut manajemennya baik, ini berarti perencanaan,
pelaksanaan, dan pengawasan yang ada di dalam itu baik.
Susunan Adminstrasi
- Adanya usaha atau aktivitas kelompok manusia yang terdiri dari 2 orang atau lebih.
- Adanya organisasi atau wadah kerjasama.
- Adanya perencanaan, bimbingan, kepemimpinan, koordinasi dan pengawasan. 4
- Adanya tujuan.
- Peralatan dan perlengkapan.
fungsi administrasi
Organisasi sangat
membantu pimpinan dalam menentukan suatu keputusan yang bijaksana, berdasarkan
data-data yag telah diperoleh dari pegawainya atau bawahannya. Sudah barang
tentu pula bahwa sifat, ruang lingkup, dan bentuk kegiatan administrasi berbeda
dari satu zaman ke zaman yang lain, ia berbeda pula dari satu waktu dan kondisi
ke lain waktu dan kondisi. Tujuan yang berbeda-beda, tingkat kebutuhan yang
berlainan, kecerdasan yang beraneka ragam kesemuanya turut menentukan bentuk
dan sifat administrasi yang diperlukan. Biarpun demikian, dalam menjalankan
atau melaksanakan administrasi untuk menunjang tercapainnya tujuan administrasi
tersebut, dibutuhkan pula sarana-sarana administrasi seperti berikut:
- Organisasi, baik sebagai tertib, struktur, sistem, maupun segi-segi lainnya.
- Sistem informasi yang secara lengkap akan terdiri atas sistem tata usaha, dan sistem tata usaha, dan sistem informasi manajemen.
- Sistem manajemen yang merupakan paduan dari sistem personil dan sistem organisasi.
Fungsi Adminstrasi & Manajemen Organisasi
Administrasi berfungsi untuk menentukan tujuan organisasi dan merumuskan kebijaksanaan umum, sedangkan manajemen berfungsi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan umum yang telah dirumuskan. Dalam proses pelaksanaannya. Fungsi-fungsi administrasi dan manajemen itu ialah :
- Perencanaan (Planning)
- Pengorganisasian (Organizing)
- Pemberian Motivasi (Motivating)
- Pengawasan (Controling)
- Penilaian (Evaluating) Fungsi-fungsi tersebut mutlak harus dijalankan oleh administrasi dan manajemen. Ketidakmampuan untuk menjalankan fungsi-fungsi itu akan mengakibatkan lambat atau cepat matinya organisasi.